Auditando uma pré-matrícula

Para auditar uma pré, vamos percorrer todas as abas da tela e também os anexos.

IMPORTANTE: as informações constantes no checklist de auditoria devem ser todas confirmadas!

Abas

Aba Identificação

1. Conferir o status da pré, que deve estar como Reservada;
2. Conferir curso, filial/polo, modalidade de ensino.
3. Clicar no nome do aluno, acessando seu cadastro, conferir e completar todos os dados obrigatórios:
   1. Nome completo;
   2. Data de nascimento;
   3. Naturalidade;
   4. Nacionalidade;
   5. E-mail;
   6. Endereço completo;
   7. Todos os telefones do cadastro;
   8. Cpf;
   9. RG;
   10. Escolaridade;
   11. Nome dos pais.
4. Para matrículas de graduação, antes de confirmar a pré-matrícula solicitar documentos necessários: Comprovante de ensino médio completo e casos de Enem o comprovante.
5. Para matrículas de pós-graduação solicitar o comprovante de conclusão do curso superior.

thumb

Aba Contrato

1. Clicar no nome do responsável financeiro, acessando seu cadastro, conferir e completar todos os dados obrigatórios:
   1. Nome completo;
   2. Data de nascimento;
   3. Naturalidade;
   4. Nacionalidade;
   5. E-mail;
   6. Endereço completo;
   7. Todos os telefones do cadastro;
   8. Cpf;
   9. RG;
2. Caso o responsável financeiro seja o próprio aluno preencher novamente o endereço na aba responsável financeiro.
3. Aqui vale frisar que o responsável financeiro que vale é o que está vinculado ao contrato, e não ao cadastro do aluno.
4. Conferir com o cliente a taxa (o desconto que aparece é em percentual), parcelamento e forma de pagamento (tanto da taxa quanto das parcelas).

thumb

Aba Controle

1. Identifica as etapas da pré

thumb

Aba Valores Calculados

1. Aqui o sistema simula os valores líquidos para conferir com o cliente (já com todas as bolsas).

thumb

Aba Informações Complementares

1. Nesta tela deve ser informado o tipo de venda, se presencial ou online;
2. Aqui também temos as informações de forma de ingresso para matrículas dos cursos de graduação, se a pré for de graduação, e o aluno for ingressar pelo vestibular, o atendimento irá para fila da secretaria da Graduação EAD para aplicação do vestibular, e só virá para secretaria do polo quando a equipe lançar a nota do vestibular e avançar etapa do atendimento.

thumb

Anexos

Bolsas da pré-matrícula

1. Para conferir as bolsas que foram adicionadas;

thumb

1. Nesta etapa a secretaria pode incluir também a bolsa "Cartão de Todos" ou de empresa conveniada, por exemplo.

thumb

thumb

Turmas Disciplinas da Pré-Matrícula

1. Para conferir as informações da turma que em que o aluno está sendo matriculado, tais como, datas de início, horários e dias da semana;

thumb

thumb

Processos

Cadastro de Cartão Recorrente

1. Quando a pré estiver como forma de pagamento o crédito recorrente, é necessário enviar o link de cadastro de cartão para o cliente;
   • O link será enviado para o email cadastrado no CLIENTE, não no aluno
2. Para realizar o envio, ir em Processos > Fórmula Visual > Enviar Email Cadastro Recorrente, conforme imagem abaixo.
   • O sistema não deixa confirmar até que o cliente cadastre o cartão pelo link enviado

thumb

Confirmação da Pré-Matricula

1. Após realizar todo o processo de auditoria, com todas as informações corretas, podemos realizar a confirmações da pré;
2. Ir em, Processos > Fórmula Visual > Confirmação da Pré-Matrícula, e executa-la.
   • O status da pré irá mudar de RE - Reservada, para CO - Confirmada

thumb

Contrato

Envio e Assinatura

IMPORTANTE: Sempre conferir se o email do cliente está correto antes de realizar a confirmação da pré

1. Após realizar o processo de confirmação da pré, o RM envia o contrato para assinatura automaticamente, para o e-mail do cliente e da secretária que confirmou a matrícula., através da integração RM x Autentique.
2. A secretária deve acessar seu e-mail e conferir se recebeu o contrato, acessar o contrato e conferir se está tudo correto, e então assinar.
3. Assim que o cliente assinar também, o sistema recebe um aviso da plataforma Autentique que o contrato foi assinado, e uma vez assinado por todos, o sistema efetua a confirmação do contrato no sistema, gerando a taxa de matrícula automaticamente.
4. Caso o cliente informe que não recebeu o contrato, entrar na tela do contrato e acessar o menu Processos => Fórmula Visual => Enviar contrato para assinatura.
5. Baixar e postar o contrato assinado na secretaria digital, no seu local específico dentro da secretaria digital.
6. As informações do contrato ficam no Anexo “Desconto Adimplência do Contrato”, na tela de contrato.

thumb

Envio Contrato para o DOC.EXPRESS

1. Após o contrato assinado, baixar o arquivo e fazer o upload para o DOC.EXPRESS
2. Para gerar o contrato, ir na Contratos > Anexos > Relatórios > CONTRATO EDUCACIONAL, então gerar o contrato e salvar ou imprimir.
   • Para saber como enviar um documento para o Doc.Express, acesse o link: Enviando um arquivo para o Doc.Xpress

thumb

Taxa de Matrícula

1. Se em boleto, o sistema envia para o email do cliente quando o registro for realizado com sucesso. É obrigatório confirmar com o cliente se o mesmo recebeu o boleto.
2. Caso haja algum problema no registro, o sistema não envia o boleto. (Em casos de endereço incompleto ou com CEP não identificado).
3. Nestes casos, corrigir o problema, registrar o boleto e executar o processo de envio de boleto para o cliente a partir da tela de lançamento.

Backoffice> Gestão Financeira > Contas a pagar/receber> Lançamentos> pesquisar o lançamento> selecionar a parcela ou taxa> Processos > Fórmula Visual > Enviar boleto por email.

1. Se em cartão, sistema dispara o link de pagamento para o e-mail do cliente; também é possível receber a taxa no TEF caso o cliente esteja presencialmente na escola.
2. Caso o cliente não receba o link de pagamento, conferir o e-mail do cliente no cadastro, e disparar novamente o envio do link de pagamento.

Backoffice> Gestão Financeira > Contas a pagar/receber> Lançamentos> pesquisar o lançamento> selecionar a parcela ou taxa> Processos> Fórmula visual> Enviar Link de Pagamento Cielo.

1. Caso o cliente mude de ideia sobre a forma de pagamento da taxa, e a taxa ainda não tiver vencido, a secretaria pode receber a taxa em outra forma de pagamento, não necessitando relançar a pré. Caso o cliente tinha escolhido cartão e decidiu pagar o boleto, é necessário registrar o boleto e enviar para o cliente.